Как и любая организация, юридическая клиника должна иметь определенный массив документов, регламентирующих деятельность клиники, и необходимые для ее полноценной работы.

Делопроизводство - это систематизированная обработка, фиксация, движение и хранение информации, связанной с программной деятельностью учреждения. Первичной функциональной единицей делопроизводства является документ. То есть, делопроизводство - это общие правила документирования деятельности клиники от поступления или создания документа, до его передачи в архив.

Главная цель эффективного ведения многочисленных документов - это возможность легко найти необходимую информацию и после ее использования оставить такую ​​возможность своим коллегам . Систематизированное ведение документов по всем аспектам деятельности клиники обеспечивает рациональное использование времени, что позволяет сосредоточить усилия именно на решении того или иного дела. Также надлежащее ведение документов и фиксация необходимых данных обеспечит качественную отчетность конце отчетного периода или в любое время, когда потребуется статистическая информация о работе юридической клиники.

При работе с документами следует придерживаться общепринятых правил делопроизводства:

• документы и их образцы состоят руководителем юридической клиники;
• каждый документ юридической клиники желательно должен быть утвержден печатью (если есть) и подписью руководителя;
• документы не должны перемещаться за пределы помещения клиники без соответствующего разрешения;
• учредительные и организационные документы должны быть доступны клиентам для ознакомления;
• не брать у клиента оригиналы документов, только их копии;
• надлежащим образом проводить регистрацию клиентов и принятых от них копий документов.

Операции, связанные с обработкой документов делятся на два вида:

1. документирование - это создание документов, в которых отображается текущая работа клиники, создание процессуальных документов по делам клиентов;
2. документационное обеспечение - работа с готовыми документами, созданными консультантами или полученными извне: прием, регистрация, распределение, формирование дел, систематизация и подготовка их к сдаче в архив.

Процесс делопроизводства в юридических клиниках напрямую зависит от количества документов, которые можно разделить на определенные виды, а именно:

• учредительные документы;
• организационные документы;
• документы о предоставлении консультаций
• рабочие документы, которые возникают в процессе рассмотрения дела.

Далее рассмотрим каждый вид таких документов более детально.

1. Учредительные документы.

К таким документам относятся акты, которые регулируют все отношения, возникающие в связи с функционированием юридической клиники. То есть, это нормативно-правовая база, согласно которой происходит вся деятельность.

Если юридическая клиника возникает как отдельное юридическое лицо, главным учредительным документом является устав юридической клиники, составленный и надлежащим образом.

В большинстве случаев юридическая клиника является структурным подразделением вуза, поэтому действует на основе Положения юридической клиники, утвержденное руководством вуза. В таком Положении определяются общие правила работы в клинике, в том числе и основы делопроизводства.

Положение о юридической клинике должен быть доступен для ознакомления широкому кругу лиц, но только в виде копии. Также копии Положения направляются на запросы государственных органов и органов местного самоуправления. Оригинал Положение должно находиться в отдельном месте и не может перемещаться за пределы помещения клиники без разрешения руководителя.

2. Организационные документы.

Такой вид документов обеспечивает надлежащий порядок работы в юридической клинике, обеспечивающих техническую сторону деятельности.

К ним относят:

• Расписание работы юридической клиники;
• Должностная инструкция старшего лаборанта;
• план работы клиники на текущий период;
• График дежурств консультантов клиники;
• Заявление на вступление в юридической клиники.

Все документы должны быть оформлены надлежащим образом, и утвержденные руководителем клиники. Обычно такие документы находятся на одном информационном стенде, доступ к которому свободен. Но консультантам и другим работникам клиники необходимо следить за сохранностью этих документов.

3. Документы о предоставлении консультаций.

Образцы таких документов хранятся отдельно, на каждом столе консультанта, разработанные в виде бланка. К таким документам относятся:

1) соглашение о предоставлении правовой помощи. Этот документ официально подтверждает согласие клиента на ведение консультантом его дела, должен быть подписан клиентом и оригинал хранится в деле.

2) Входная анкета клиента. В такой анкете указываются личные данные клиента, краткая фабула дела, перечень полученных копий документов, перечень составных документов, письменное изложение консультации. Входная анкета хранится в деле, копия может быть вовлечена в архив входящих анкет для быстрого учета предоставленных консультаций за определенный период.

3) Журнал учета клиентов. Регистрация и учет приема граждан студентами осуществляется с помощью журнальной формы регистрации и при

наличии соответствующего технического оборудования - компьютерной регистрации [1, п. 4.7 ч.4]. В конце года журнал подписывается руководителем клиники, закрывается и передается на хранение в архив.

4. Рабочие документы, возникающие в процессе рассмотрения дела.

К таким документам относятся копии документов, предоставленных клиентами, процессуальные документы, состоящие консультантами для решения дела и должны быть направлены соответствующим органам, письма и сообщения от органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций. Такие документы или их копии хранятся в делах или в отдельном архиве, с указанием даты их поступления. Если юридическая клиника имеет большой документооборот, входящие и исходящие документы регистрируются в специальном журнале для оперативного предоставления информации о них, их поиска. Все входящие документы сортируються и передаются тому консультанту, который ведет дело или подшиваются к делу передаются на рассмотрение руководителю клиники в ближайшее время после их поступления.

Отдельной виду подлежит вопрос о формировании дел, составление номенклатуры дел и их хранение. Все это обеспечит быструю и качественную работу с как с текущими, так и с документами, которые уже находятся в архиве юридической клиники, особенно при большом количестве дел.

Каждая открытая дело должно быть сформировано, оформлено и заключено в твердую обложку с указанием номера, даты открытия и закрытия, фамилии консультанта и предложения, относительно которого вопрос это дело (например, «Дело № _ по составление искового заявления об установлении юридического факта»). Каждое дело хранится в специально отведенном месте.

Основным видом работы, обеспечивает систематизацию документов в делопроизводстве является составление номенклатуры дел.

Номенклатурой дел есть список заголовков (наименований) дел, которые открываются, с указанием фамилии консультанта и сроком их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки документов в дела и их учета. Целесообразным способом ведения номенклатуры дел в юридических клиниках является составление ее на рабочем компьютере и при необходимости воспроизведена в печатном варианте. Номенклатура дел за отчетный период должна быть утверждена руководителем клиники и дальше храниться в архиве. То есть, номенклатура дел является упрощенной базой данных о работе каждого консультанта.

В конце рабочего года каждый консультант составляет отчет о проделанной работе. Все отчеты систематизируются в один общий отчет о проделанной работе юридической клиники, который предоставляется руководству вузов. Копии отчетов также сохраняются в архиве клиники и могут быть использованы, например, при проведении каких-либо проверок. Отчеты по общим правилам документоводства.

Последним этапом делопроизводства в юридических клиниках является формирование архива дел и других документов, созданных в процессе работы клиники. Это обусловлено тем, что некоторые документы могут использоваться долгое время для справочно-информационной работы или как образцы для аналогичных текущих дел. Документы и дела хранятся в архиве в хронологическом порядке с указанием даты помещения в архив. Вместе с делами, в архиве могут храниться журналы регистрации клиентов, заявления на вступление в юридической клиники и прочее. Архив должен быть отдельно от текущих документов и дел, чтобы избежать путаницы.

В случае, если в юридической клинике большой штат консультантов и большое количество дел, целесообразным будет составление инструкции по делопроизводству и назначить ответственного за правильное и своевременное осуществление делопроизводства.

Таким образом, делопроизводство в юридических клиниках является важным элементом ее работы. Правильное ведение делопроизводства обеспечивает оперативность и эффективность работы клиники в целом и каждого консультанта отдельно, позволяет быстро найти нужный документ даже новичкам и упростить процесс подготовки отчетности.

Использованные источники:

1. Типовое Положение о юридической клинике высшего учебного заведения Украины (Утверждено Приказом Министерства образования и науки Украины 03.08.2006 N 592)