В настоящее время наиболее распространенным способом оформления документов для их возможного использования за границей является проставление апостиля, предусмотренного Конвенцией, которая отменяет требование легализации иностранных официальных документов (далее - Конвенция), которая была подписана в Гааге (Королевство Нидерланды) в 1961 году.
По состоянию на сегодняшний день ее действие распространяется на 100 государств-участников.
Для Украины Конвенция вступила в силу 22 декабря 2003 года согласно принятого 10 января 2002 года Верховная Рада Украины Закон Украины "О присоединении Украины к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов".
Конвенция применяется в отношениях с государствами - участниками, не высказали возражений против присоединения Украины. В свое время возражения высказывали Королевство Бельгия и Федеративная Республика Германия, однако соответственно в 2004 и 2010 годах они были отозваны.
Согласно части второй статьи 3 Конвенции соблюдения формальностей не может требоваться странами-участницами конвенции, если существуют соглашения между двумя или несколькими государствами, отменяют или упрощают данную процедуру или освобождают документ от легализации.
Следует заметить, что некоторые международные договоры Украины отменяют необходимости какого-либо дополнительного заверения официальных документов, представляемых в учреждения государств-участников такого договора в связи с рассмотрением гражданских и уголовных дел.
Документы, представляемые на территории с одного из государств - участников Конвенции, освобождаются от консульской легализации как формальной процедуры, требовавшей обязательного удостоверения документов компетентными органами Украины с последующим заверением в консульском учреждении государства, на территории которой документ должен быть представлен.
Единственным формальным требованием, которое имеет место при применении Конвенции, является проставление апостиля компетентным органом Украины для представления на территории государств-участников Конвенции. Апостиль удостоверяет подлинность подписи лица под документом и подлинность печати или штампа, которым скреплен соответствующий документ.
Согласно Положению о Государственной регистрационной службе Украины, утвержденным Указом Президента Украины от 06.04.2011 № 401, и постановлением Кабинета Министров Украины от 18.01.2003 № 61 "О предоставлении полномочий на проставление апостиля, предусмотренного Конвенцией, которая отменяет требование легализации иностранных официальных документов" Государственная регистрационная служба предоставляет административную услугу по проставлению апостиля на документах, о государственной регистрации актов гражданского состояния, выдаваемые структурными подразделениями территориальных органов Министерства юстиции, обеспечивающие реализацию полномочий Укрдержреестру.
Статьей 5 Конвенции предусмотрено, что апостиль проставляется по ходатайству лица, подписавшего документ, или любого предъявителя документа.
Согласно пункту 6 Правил проставления апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств, утвержденных совместным приказом Министерства иностранных дел, Министерства образования и науки, Министерства юстиции от 05.12.2003 № 237/803/151/5, зарегистрированных в Министерстве юстиции 12.12.2003 за № 1151/8472, для проставления апостиля необходимо подать: оригинал документа, на котором проставляется апостиль, документ банковского учреждения об оплате услуг по проставлению апостиля.
В проставлении апостиля на документе отказывается, если: документ предназначается для использования в стране, которая не присоединилась к Конвенции или является участницей Конвенции, но высказала возражения против присоединения Украины согласно статье 12 Конвенции;
- текст документа невозможно прочитать вследствие повреждения;
- документ написан или подписан карандашом или получен через средства факсимильной связи;
- в документе есть неоговоренные исправления или дописки;
- в полномочия компетентного органа не входит проставление апостиля на этом документе;
- компетентному органу не удалось получить образцы соответствующих подписей, оттисков печатей и / или штампов.
Согласно приказу Министерства юстиции от 18.12.2003 № 161/5, зарегистрированного в Министерстве юстиции 19.12.2003 за № 1197/8518, плата за проставление апостиля для граждан Украины, иностранцев и лиц без гражданства установлена в размере 51 гривни.
Плата взимается до проставления апостиля, путем перечисления в общий фонд государственного бюджета.
От внесения платы освобождаются инвалиды 1-й и 2-й групп, инвалиды Великой Отечественной войны, граждане, принадлежащие к первой категории пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, и дети-сироты в случае проставления апостиля на документах, касающихся непосредственно этих граждан.
Граждане, которые в настоящее время проживают за рубежом и нуждаются в проставлении апостиля на документах о государственной регистрации актов гражданского состояния, выданных компетентными органами государственной регистрации актов гражданского состояния Украины, могут осуществлять оплату услуг по проставлению апостиля в банках - корреспондентах ОАО "Государственный экспортно- импортный банк Украины" в иностранной валюте на счет Государственной казначейской службы Украины, открытый в ОАО "Государственный экспортно-импортный банк Украины".
Срок рассмотрения документов о государственной регистрации актов гражданского при проставлении апостиля составляет от одного до двадцати рабочих дней в зависимости от осуществления их заверения Главными управлениями юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, в областях, городах Киеве и Севастополе.
Со времени присоединения Украины к Конвенции для использования в иностранных государствах проставлен апостиль на 397 525 документах о государственной регистрации актов гражданского состояния, выданных компетентными органами Украины, в частности, в 2011 году - на 51 628 таких документах, что является наибольшим показателем.